La nómina
El pago de salarios es documentado mediante un “recibo de salarios” o “nómina”. En este documento se reflejan todas las percepciones que recibe el trabajador, así como las deducciones que se le deben aplicar.
La nómina debe ser firmada por el trabajador en el momento del pago y se le entregará un duplicado de esta que también deberá firmar. Cuando el pago se realice mediante transferencia bancaria, el empresario entregará el duplicado sin necesidad de firma, ya que el pago se justifica por el documento bancario
La firma del recibo de salarios da fe de la percepción por el trabajador de las cantidades estipuladas, aunque no tiene por qué estar conforme con lo que recibe, en cuyo caso puede añadir una cláusula de no conformidad con el importe recibido.
El modelo de nómina debe ajustarse al aprobado por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social, excepto si por convenio colectivo o por acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores se establece otro modelo distinto, pero siempre que sus contenidos no se reduzcan y queden reflejados con igual claridad.
Los recibos de salarios emitidos se archivarán y conservarán por la empresa por un periodo mínimo de 4 años, para posibles comprobaciones que se puedan requerir.
Estructura de la nómina
La nómina se estructura en 6 partes claramente diferenciadas:
- Encabezamiento
- Periodo de liquidación
- Devengos
- Deducciones
- Líquido a percibir
- Bases de cotización a la Seguridad Social, los conceptos de recaudación conjunta, la base sujeta a retención del IRPF y la aportación de la empresa.
Encabezamiento
Es la parte en donde se especifican los datos de identificación de la empresa y del trabajador:
- Empresa: nombre o razón social, domicilio, NIF y el código de cuenta de cotización a la Seguridad Social.
- Trabajador: Nombre y apellidos, NIF, número de afiliación a la Seguridad Social, grupo profesional previsto en convenio para el puesto de trabajo y grupo de cotización a la Seguridad Social.
Periodo de liquidación
Indica las fechas de inicio y final del periodo de tiempo por el que la empresa liquida el salario al trabajador. No podrá ser superior a 1 mes.
En el caso de que el trabajador perciba su remuneración mensualmente, el periodo de liquidación será siempre de 30 días, independientemente del mes al que se refiera.
Caso de que el trabajador percibiese su retribución diaria, el periodo de liquidación indicará el número de días realmente trabajados.
Devengos
Están formados por la suma de las cantidades que percibe el trabajador, constituyen el salario bruto y se dividen en:
- Percepciones salariales
- Percepciones no salariales
Percepciones salariales
Están compuestas por las retribuciones que recibe el trabajador por la prestación de sus servicios profesionales. Se encuentran relacionadas directamente con el trabajo desarrollado. Es, por tanto, la totalidad del salario percibido por el trabajador.
- Salario base
Retribución fijada por unidad de tiempo u obra para cada grupo profesional o nivel retributivo.
Todos los trabajadores deben cobrar un salario base en función de su categoría profesional que marque el convenio. Por tanto, el salario base no lo establece la empresa.
El salario base nunca será inferior al Salario Mínimo Interprofesional (SMI) por una jornada a tiempo completo.
El salario base siempre se retribuirá por día natural.
Así la diferencia entre dos trabajadores que reciben el mismo salario base pero distinto sueldo se debe a los complementos salariales.
- Complementos salariales
Son retribuciones por circunstancias personales, laborales o empresariales no incluidas en el salario base.
Los complementos salariales o pluses son aquellos que se le añaden al salario base.
Será la ley, y sobre todo el convenio, quienes deciden los pluses que en concreto van a cobrar los trabajadores acogidos a un determinado convenio. Se negocian en convenio colectivo o en acuerdo individual.
Pueden ser de varios tipos:
- Personales: Derivan de las condiciones personales del trabajador (sus conocimientos o cualidades, nivel de formación…) y cualquier otra no valorada al fijar su salario base (titulación, idiomas…), y que pueden mejorar el contenido y la calidad del trabajo realizado.
Se incluye también el complemento salarial por antigüedad que premia la fidelidad a la empresa.
- Del puesto de trabajo: Se perciben en función de las características especiales del puesto de trabajo ocupado o por la forma de realizar su actividad:
- Nocturnidad: Estas horas tendrán retribución específica salvo que el salario base se haya establecido teniendo en cuenta que el trabajo sea nocturno o se haya decidido una compensación con descansos.
- Toxicidad, peligrosidad y penosidad: Para recibirla es necesario que este plus esté determinado en convenio colectivo o en el contrato de trabajo.
- Turnicidad: Retribuye la realización de trabajo por turnos
- Responsabilidad: Retribuye el desempeño de un cargo de especial dedicación y responsabilidad
- Por cantidad o calidad del trabajo: Se perciben por la obtención de un resultado mejor o mayor al considerado como normal:
- Asistencia y puntualidad: Estos pluses retribuyen el cumplimiento de dos obligaciones básicas del contrato de trabajo: la asistencia y puntualidad
- Incentivos, primas o actividad: Retribuyen un rendimiento superior al normal o establecido
- Comisiones: Son percepciones conformadas, en su totalidad o en parte, por una cantidad calculada sobre los negocios mediados por el trabajador y en los que ha intervenido por cuenta del empresario. La cantidad que se perciba de las comisiones será la que se acuerde por las partes.
- Horas extraordinarias: Son aquellas horas que el trabajador realiza superando la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo. Podrán compensarse con descanso retribuido o bien pagarlas en la cantidad que se fije mediante convenio o por contrato individual y nunca siendo inferior el pago al valor de la hora ordinaria.
- De vencimiento superior al mes: Son aquellas percepciones de carácter periódico que se devengan* día a día, aunque su pago no se realiza cada mes sino en una fecha determinada:
- Pagas extraordinarias: El ET (art. 31) establece que el trabajador tiene derecho a 2 gratificaciones extraordinarias al año: una en navidades y otra en la fecha que fije el convenio colectivo o por acuerdo entre el empresario y los representantes de los trabajadores. Su cuantía se fijará en convenio colectivo y podrá acordarse de que las pagas extras se prorrateen entre los 12 meses del año (se cobra la parte proporcional cada mes)
- Participación en beneficios: Se trata de una cantidad fija (sin relación con los beneficios), por lo que se considera como una paga extra más, la cual se cobre normalmente en el mes de marzo. *Devengar: adquirir el derecho a percibir una retribución por razón de trasbajo o servicio durante un tiempo determinado
- En especie: Se trata de retribuciones en bienes o servicios distintas al dinero. Las retribuciones más habituales por parte de las empresas a sus trabajadores son: utilización de una vivienda, uso o entrega de vehículos, viajes de turismo en concepto de premio, pago de estudios particulares al trabajador o su familia, aportaciones al plan de pensiones, etc.
Percepciones no salariales
También denominadas “percepciones extrasalariales”, son las cuantías que no retribuyen el trabajo realizado por el trabajador, por lo que no son consideradas salario, sino que tienen por finalidad principal compensar gastos del trabajador relacionados con el trabajo.
Vienen a compensar gastos del trabajador por motivos del trabajo (SUPLIDOS O INDEMNIZACIONES POR GASTOS):
- Quebrantos de moneda: para cubrir desajustes en el saldo de la caja derivados de manejar dinero en efectivo
- Adquisición de prendas de trabajo y desgaste de herramientas: compensar la adquisición de ambas por parte del trabajador
- Gastos de locomoción: derivados del traslado del trabajador a otro centro de trabajado distinto al habitual
- Dietas de viaje: manutención y estancia
- Plus de distancia: desplazamientos del centro de trabajo a su domicilio cuando estos se encuentran en localidades distintas
- Plus de transporte: desplazamientos del centro de trabajo a su domicilio cuando estos se encuentran en la misma localidad. Se remunera el transporte urbano.
Al igual que los complementos salariales, se establecen por ley y en convenio.
Se incluyen dentro de las percepciones no salariales también las INDEMNIZACIONES que el trabajador recibe:
- Indemnización por traslado: por los gasto necesarios para el traslado del trabajador a un población distinta de la residencia habitual, incluyendo tanto los gastos propios como los familiares a su cargo en las condiciones que establezcan las partes
- Indemnización por despido o cese: como consecuencia del despido o cese del trabajador por parte del empresario.
- Indemnización por finalización de contrato temporal.
Deducciones
Determinadas cantidades son sustraídas de la nómina por el empresario, para ingresarlas por el trabajo a distintos organismos y personas. El empresario actúa en este caso como intermediario.
Las deducciones que siempre se realizan en todas las nóminas son:
- Aportación del trabajador a las cotizaciones de la Seguridad Social
- Retenciones a cuenta del Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF) para la Hacienda Pública
- Aportación del trabajador a las cotizaciones de la Seguridad Social: Para que los trabajadores tengan derecho a las prestaciones de la Seguridad Social (prestación por desempleo, pensión de jubilación, etc.), deben cotizar a la SS, pagando una serie de cuotas por 4 conceptos en cada nómina:
- Por contingencias comunes: debe cotizar por ellas el trabajador para tener derecho a las prestaciones de la SS por contingencias comunes, que son las que no se producen por accidentes de tráfico o enfermedades profesionales: jubilación, asistencia sanitaria, viudedad, orfandad, baja por enfermedad común o accidente laboral…
- Por la prestación por desempleo: se cotiza para tener derecho a la prestación por desempleo en caso de que el trabajador pierda su trabajo.
- Por formación profesional: para tener derecho a recibir formación y actualizarse profesionalmente, especialmente a través de cursos.
- Por horas extraordinarias: Sólo en caso de realizarse estas en el periodo de liquidación de la nómina.
Antes de calcular las cuotas de la SS que debe pagar el trabajador, primero hay que calcular las 3 bases de la cotización:
- Base de cotización por contingencias comunes: se utiliza para calcular la cotización del trabajador a la SS por contingencias comunes
- Base de cotización por contingencias profesionales: se utiliza para calcular la cotización por desempleo y la cotización por formación profesional
- Base de cotización adicional por horas extraordinarias: para calcular la cotización adicional por la realización de horas extraordinarias
Base de cotización por contingencias comunes (BCCC):
Está formada por la suma de:
- La totalidad de las percepciones salariales (PS): salario base +complementos salariales (excepto las horas extraordinarias y las pagas extraordinarias)
- Las percepciones no salariales que coticen a la SS (PNS): de los complementos salariales algunos cotizan íntegramente, otros en parte y otros no cotizan (ver tabla 1)
- La prorrata de las pagas extras: Es la parte proporcional de las mismas que tenga derecho a recibir el trabajador durante el año: Se calcula:
- Si la retribución es mensual: (nº de pagas extras anuales x importe de las pagas extra) / 12
- Si la retribución es diaria: (nº de pagas extras anuales x importe de las pagas extra) / 365
BCCC=PS (sin horas extra ni pagas extra) + PNS que coticen (tabla) + prorrata de las pagas extraordinarias
Tabla 1. Percepciones no salariales que cotizan a la SS
Calculada la BCCC, hay que comprobar que se encuentra comprendida dentro las bases máxima y mínima del grupo al que pertenece el trabajador, las cuales son fijadas cada año por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social:
Base de cotización por contingencias profesionales (BCCP):
BCCP=BCCC + horas extraordinarias
Se tendrán en cuenta los siguientes topes máximos y mínimos (la base no podrá ser mayor ni menor de):
Base de cotización adicional por horas extraordinarias (BCHE):
Está formada por el importe total que se ha percibido por este concepto.
Una vez conocidas las bases de cotización, las aportaciones que los trabajadores y la empresa deben pagar a la SS se calculan multiplicando las bases de cotización anteriores, por los tipos de cotización que le correspondan a cada una:
Por tanto, las aportaciones del trabajador se pueden resumir como:
Cotización del trabajador por contingencias comunes:
BCCC x tipo de cotización por contingencias comunes (4,7%)
Cotización del trabajador por desempleo:
BCCP x tipo de cotización por desempleo del trabajador (1,55% de forma general o 1,6% en caso de trabajadores de contrato temporal)
Cotización del trabajador por formación profesional:
BCCP x tipo de cotización por formación profesional (0,1%)
Cotización del trabajador por horas extraordinarias:
BCHE x tipo de cotización por horas extraordinarias (4,7% de forma general o 2% en caso de horas extra por fuerza mayor)
Retenciones a cuenta del Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF) para la Hacienda Pública:
Este tipo de retenciones está obligado a realizarla en empresario en la nómina del empleado y deberá ingresarlo a la Hacienda Pública como “anticipo” del trabajador para el pago del IRPF del año siguiente: el trabajador paga mes a mes el IRPF del año siguiente.
Cuota a pagar por el IRPF del trabajador=base de retención por IRPF x porcentaje de retención por IRPF
La base de retención del IRPF está formada por la suma de:
- La totalidad de las percepciones salariales: salario base + todos los complementos (con horas extra)
- Las percepciones no salariales que tributen por IRPF: al igual que en el caso de la SS visto antes, en este caso algunos complementos tributan totalmente, otros en parte y otros no tributan (Tabla 5)
Tabla 5. Percepciones no salariales que tributan por IRPF
Dentro de las deducciones, además de las que siempre se realizan en todas las nóminas (Aportación del trabajador a las cotizaciones de la Seguridad Social y retenciones a cuenta del Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF) para la Hacienda Pública), en algunas otras ocasiones pueden existir otro tipo de deducciones:
- Anticipos: El trabajador tiene derecho a percibir anticipos antes del día señalado para el pago, a cuenta del trabajo ya realizado, en cuyo caso el empresario deducirá de la nómina lo percibido con antelación por este concepto (Art.29 ET).
- Valor de los productos recibidos en especie: La cuantía en la que se valoraron los productos en especie (que se incluyen en nómina como complemento salarial) se deducirá del total devengado con la finalidad de que el trabajador perciba en dinero efectivo lo que el corresponda.
- Otras deducciones: serían deducciones de carácter sindical tipo cuotas de los trabajadores al sindicato que estén afiliados. Para ello se debe autorizar por parte del trabajador que se le realicen en la nomina este tipo de deducciones.
Líquido a percibir
También denominado “salario neto” es la cantidad que recibirá el trabajador tras restarle
al salario bruto las deducciones en la SS y de Hacienda (IRPF) (como casos generales)
BASES DE COTIZACIÓN A LA SEGURIDAD SOCIAL, CONCEPTOS DE
RECAUDACIÓN CONJUNTA, BASE SUJETA A RETENCIÓN DEL IRPF Y
APORTACIÓN DE LA EMPRESA
Es la última parte de la nómina, y es de carácter informativo. En ella se reflejan los
siguientes conceptos:
- Bases de cotización de la SS: BCCC, BCCP, BCHE. Simplemente se refleja en el
apartado su valor , previamente ya calculado - La base de la retención del IRPF del trabajador: indicando únicamente su
cuantía previamente calculada - La parte que debe pagar la empresa a la SS por cada trabajador (obligatorio
desde mayo de 2015)